6 년째 글로벌 프로젝트를 운영하고 있다. 이 정도쯤 되면 눈 감고도 줄줄 나오는게 정석이겠지만, 매년 다른 도시에서 새로운 팀과 손발을 맞춰야 하기 때문에 0(제로)에서 다시 시작하는 기분이다. 새로운 사람들과 일하는 것이기 때문에 프로젝트 첫 단추인 킥오프 미팅 (Kickoff Meeting)을 잘 진행하는 것이 정말 중요하다.
킥오프 미팅(착수 회의)란?
킥오프는 미식 축구에서 게임을 시작하기 위해 상대편 진영으로 공을 차는 것으로 킥오프 미팅은 어떤 프로젝트나 업무를 시작할 때 외부/내부 이해관계자들이 모두 모여서 향후 업무 분담 및 진행 계획을 논의하는 첫 회의를 의미한다.
사람을 만나면 5초 이내에 그 상대의 첫 인상이 결정된다고 하지 않는가. 소개팅에서 첫 5초가 남은 49분 55초를 좌우하는데 큰 영향을 주는 것처럼 킥오프 미팅도 프로젝트 이해 관계자들에게 큰 영향을 미친다고 생각한다.
누구를 미팅에 초대해야 할지가 정해졌다는 가정하에 성공적인 킥오프 미팅을 위해서는 미팅 아젠다 (meeting agenda)를 전략적으로 잘 계획하는 것은 몹시 중요하다. 미팅 아젠다는 참석자들에게 지침서 역할과 함께 회의를 준비하고 집중할 수 있도록 하며 진행자에게는 회의 운영의 뼈대를 제공하고 회의가 산으로 가는 것을 막을 수 있게 하는 도구가 되기도 한다.
현지 팀과 코디네이션해나가는 이 글로벌 프로젝트는 화상 회의(비디오 컨퍼런스)로 진행되기 때문에 더욱 신경써서 탄탄하게 아젠다를 작성한다. 각 항목 옆에는 예상 소요 시간을 적어두는 것을 추천한다.
필자가 실제로 사용하는킥오프 미팅 아젠다는 아래와 같다.
- Introduction (5분)
- Project Background (5분)
- Purpose - why are we doing this? (3분)
- Scope - what are we doing? (10분)
- Roles - who is doing what? (4분)
- Teamwork - how are we going to work together? what tools will we use? (3분)
- AOB - anything else that we need to discuss? (5분)
- Next Steps (5분)
아젠다 항목을 한 개씩 정리해본다.
Introduction 소개 - 5분
처음 만나는 사람들이기 때문에 소개하는 시간을 따로 만들어둔다. 자칫하다가 시간을 많이 빼앗길 수도 있기 때문에 필자는 간단한 템플릿을 만들어 두고 그거에 맞춰서 필자 소개부터 시작한다.
- 이름, 포지션 소개
- 팀/회사에서 일한 기간
- 업무 한 줄 소개 (출장 빈도수 언급)
- 미국 오기 전에 일했던 인더스트리
Project Background 프로젝트 배경 - 5분
프로젝트가 언제 왜 시작되었는지 간단하게 소개한 후 프로그램 참여했던 1-2명에게 자신의 경험을 나눠달라고 함으로써 적극적인 참여를 독려한다.
Purpose - why are we doing this? 프로젝트 목적 - 왜 이 프로젝트를 하는가? (3분)
프로젝트를 이 도시에서 하게 된 이유를 다시 한 번 얘기한 후 도시/국가에 대해 리서치한 내용도 끼워둔다. 내년에는 최종 성과물(output)도 추가해야겠다.
Scope - what are we doing? 스콥 - 우리가 할 일은 무엇인가? (10분)
몇 달간 해야할 프로젝트 디테일에 대해 이야기 한다. 타겟 구매자층, 프로필 분석, 이벤트 아웃라인을 먼저 얘기하고 1차 질문을 받고 디스커션을 한다. 여기서 나온 1차 생각들을 바탕으로 이벤트 규모를 정하고 인원을 수용할 수 있는 장소를 찾는 첫 업무를 로컬 팀에게 자연스럽게(?) 준다.
Roles - who is doing what? 업무 나누기- 누가 무엇을 할 것인가? (4분)
업무를 어떻게 나눠서 진행할껀지에 대해 이야기 한다. 현지 팀이 할 업무를 크게 정해주고 그 안에서 업무 분담은 자기들끼리 의논하고 알려달라고 한다.
Teamwork - how are we going to work together? what tools will we use? 팀워크 - 어떻게 같이 일 할 것인가? 어떤 툴을 사용할 것인가? (3분)
- 제너럴 커뮤니케이션 - 인스턴트 메시징 앱
- 컨퍼런스 콜
- 자료 주고 받기 - 이메일, 구글드라이브, 드롭박스 등등
- 요즘은 트렐로/먼데이/슬랙 등을 추가로 사용하자는 의견을 종종 듣는다.
AOB - anything else that we need to discuss? 그 외에 하고 싶은 이야기가 있는지? (5분)
킥오프 미팅 아젠다를 내가 정했기 때문에 현지 팀에게 하고 싶은 이야기가 있었는지 반드시 물어본다. 보통 궁금했던 질문을 물어보는게 많은 것 같다.
Next Steps - 다음 단계(5분)
다음 컨퍼런스 콜 날짜와 시간을 정하고 현지 팀에서 미팅 진행자 하고 싶은 사람이 있는지 물어보고 선정한다. 정리한 회의록, 파워포인트 슬라이드와 함께 추가 요청 자료를 보내준다.